Журнал регистрации входящей документации

Рекламные материалы программы, проспекты, листовки, извещения. Учебные планы, программы. Формы и банки кроме строгой отчетности. Входящие документы регистрируются независимо от способа их передачи и доставки.

Форма журнала регистрации приказов Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизии, договора и т. Порядковые регистрационные номера индексы присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Приказы по предприятию могут регистрироваться в специальном журнале или как внутренние документы в журнале регистрации внутренних документов. На секретаря фирмы часто ложится обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале. Командировочные удостоверения имеют типовую форму и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке. По указанию руководителя или просьбе командируемого секретарь может подобрать необходимые документы.

Как вести журнал входящей корреспонденции

Форма журнала регистрации приказов Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизии, договора и т. Порядковые регистрационные номера индексы присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Приказы по предприятию могут регистрироваться в специальном журнале или как внутренние документы в журнале регистрации внутренних документов.

На секретаря фирмы часто ложится обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале. Командировочные удостоверения имеют типовую форму и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке. По указанию руководителя или просьбе командируемого секретарь может подобрать необходимые документы.

Затраты на командировку именуются командировочными расходами. Часть затрат, которую несет сам командированный работник, возмещается ему организацией, направившей его, или пригласившей работника организацией. Местами выполнения поручения могут быть как населенный пункт пункты , так и отдельные объекты заповедник, строительная площадка, географический объект, воинская часть и т.

Срок командировки устанавливает руководитель. Этот срок не может превышать 30 календарных дней в пределах Украины. Срок командирования работников для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ не должен превышать срока строительства объектов. В служебную командировку направляются работники предприятия, состоящие в трудовых отношениях с данным предприятием, а также физические лица, относящиеся к руководящему составу предприятия председатель или члены правления, наблюдательного совета и т.

Направление работника в командировку сопровождается оформлением следующих первичных документов: задания на командировку; приказа распоряжения руководителя предприятия о направлении работника в командировку; предварительной сметы затрат на командировку; командировочного удостоверения и записи в Журнале регистрации удостоверений; документов о наличии связи командировки с деятельностью предприятия.

Частный предприниматель также обязан составлять приказ и, при необходимости, - задание на направление в служебную командировку наемных работников и себя. Требования к оформлению этих и других документов такие же, как и для предприятий и организаций. При соблюдении всех требований затраты на служебную командировку могут относиться на расходы предпринимателя.

Кроме того, на основании правильно оформленного командировочного удостоверения и документов, подтверждающих расходы, понесенные в командировке, утверждается авансовый отчет командированного работника, выплачиваются командировочные расходы, в том числе суточные. Форма командировочного удостоверения состоит из двух частей. На лицевой стороне указывается: фамилия, имя, должность командируемого работника; город и предприятие, куда направляется работник; цель и срок командировки с учетом времени на проезд туда и обратно; паспортные данные работника.

Данные сведения заверяются подписью и печатью предпринимателя при ее наличии. Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам на обратной стороне бланка командировочного удостоверения по дате прибытия и выбытия из пункта назначения.

Днем выбытия в командировку считается день отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортного средства к месту его постоянной работы.

Если станция отправления транспортного средства находится за пределами населенного пункта, в котором работает командированный, то в срок командировки включается время, необходимое для проезда к станции отправления. Если работник командирован в разные пункты предприятия , отметки о прибытии и выбытии должны делаться в каждом пункте предприятии.

При выезде работника в командировку на один день возможно возвращение из нее в тот же день ему, при наличии командировочного удостоверения, выплачиваются суточные в порядке, установленном действующим законодательством. Прием и обработка поступающих документов осуществляется секретарем фирмы или работниками канцелярии.

Поступившие документы проходят ряд этапов: Первичная обработка заключается в проверке правильности доставки писем. Затем проверяют: правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах, приглашениях, поздравлениях, письмах, присланных для сведения копиях , сообщениях о заседаниях, совещаниях, учебных планах и программах, рекламных извещениях и других материалах, не подлежащих регистрации.

Передача документов на рассмотрение руководству фирмы большинства документов должна осуществляться только после регистрации. Руководитель организации, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день в крайнем случае, на следующий день возвращать секретарю. С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документа между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом ограничения доступа.

Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Основная цель которого обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя фирмы поставлены на контроль.

Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь. Затем в регистрационном журнале или карточке делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Секретарь в установленные сроки получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документа.

Для большинства документов срок исполнения не должен превышать 10 дней. Когда работа над документом завершена составлен ответный документ, выполнео конкретное действие, задание , на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.

После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для подшивки в дело. На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов: - централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в служ-бе ДОУ или у секретаря-референта; - децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подраз-делениях секретарями подразделений; - смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Практика показывает, что наиболее эффективной среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы приказы по основной деятельнос-ти и личному составу, протоколы, акты, докладные за-писки и др. Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз. В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации доку-ментов - журнальная и карточная.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера. Документы внутреннего характера, в свою очередь, могут учитываться в журналах учета приказов по организации, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение.

Поиск информации при журнальной фор-ме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом.

Журнальная форма негибка для справочной рабо-ты в архиве. Использование автоматического дублирования традиционных журнальных записей в ПЭВМ электронные жур-налы исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистрации. Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке. Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролировать-ся.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Условием успешной деятельности службы ДОУ секретаря-референта в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки, в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, а также в каком документе находится конкретная информация по нужному вопросу. Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Контроль за исполнением документов и принятых решений - важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых докумен-тов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию резолюциям руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неис-полнения установленных сроков.

Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывается руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева

Здесь вы сможете бесплатно скачать бланки журнала регистрации входящих документов. Указанные бланки представлены в PDF, Word doc и Excel. Журнал регистрации входящей Журнал такой формы удобен тем, что.

ГОСТ Р 51141-98 Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели: контроль за их исполнением; справочная работа по документам. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. Регистрационный номер индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Ответить admin 29 10 2015 Здравствуйте!

Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам. Некоторые современные предприятия ввели у себя систему электронного документооборота. Однако программное обеспечение для этого нововведения установлено пока еще не во всех организациях, в связи с чем поступление новых писем регистрируется в отдельном бумажном журнале.

Журнал регистрации исходящих документов

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля. Сколько хранить Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения. Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли. Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. Дополнительные графы В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства. Сложившаяся практика убедительно доказывает, что бумажная форма книги является наиболее удобной в использовании и надежной в хранении. Единственный недостаток — отсутствие поиска по книге и сортировки по заданным параметрам. Для мелких и средних предприятий этот недостаток не является большой проблемой, а более крупные организации переходят на электронную форму ведения.

Журнал регистрации входящей корреспонденции титульный лист

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц. Требования к заполнению Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения вторую удобно проставлять при завершении документа , наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна: Быть представлена одинаковыми страницами даны в прикрепленном бланке и образце журнала. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы: Реестр протоколов совещаний.

Главная Коммерческое право Документация Журналы Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Журнал регистрации входящих документов

.

Форма журнала регистрации входящих документов

.

Журнал регистрации входящих документов заполнить, распечатать онлайн

.

Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК "Делопроизводство"
Похожие публикации