Бухгалтерский учет топливных карт

Деятельность ряда компаний неразрывно связана с использованием транспортных средств. Эксплуатация ТС предполагает траты на приобретение бензина, топлива. Бухгалтеру нужно осуществлять учет топливных карт ТК. Выполняется это по особым правилам, которые будут разниться в зависимости от типа субъекта: бюджетный или коммерческий. Что собой представляют топливные карты Топливная карта представляет собой инструмент для учета отпуска ГСМ.

Ответы на распространенные вопросы Компании, для функционирования которых необходимы транспортные средства, ежедневно сталкиваются с затратами на покупку бензина, дизельного топлива и прочих материалов и регулярно проводят учет топливных карт в бухгалтерском учете. А реалии бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов таковы, что неизбежно возникает разрыв по времени между появлением в бухгалтерии предприятия документов от топливной компании и моментом заправки служебного транспорта. Автомобили заправляются ежедневно, а отчет от поставщика ГСМ приходит на последний день месяца. Исходя из возникающих проблем практического оприходования и списания ГСМ, была разработана оптимальная схема бухгалтерских проводок и учета ГСМ по топливным картам. Что такое топливная карта? Топливная микропроцессорная карта смарт-карта автозаправочной станции или топливной компании — это современное техническое средство учета отпуска ГСМ.

Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете

Снизить их, оптимизировать их и обеспечить полный контроль позволяет использование топливных карт. Плюсы такого решения очевидны, так как подобные льготные предложения от сетей АЗС и сторонних процессинговых операторов дают возможность снизить расходы на горюче-смазочные материалы, минимизировать вероятность воровства топлива со стороны водителей, а также упрощают бухгалтерию. Но сложности остаются.

В основном они связаны с разрывом по срокам между фактической заправкой приобретением бензина или дизтоплива и поступлением отчетных документов от поставщика ГСМ и иных сопутствующих услуг если таковые предусмотрены. Особенности использования топливной карты Карта на ГСМ в отличие от аналогичного банковского инструмента дебетового или кредитового не является платежным средством, а представляет собой технический инструмент для сбора и оформления строгой отчетности предприятия по топливным расходам.

Существует несколько основных типов карточек с различными способами учета и расхода топлива: Лимитированные. Имеет определенный лимит по топливу, который прописан в договоре. Держатель или его представитель может заправляться в течение лимитированного срока на определенное количество ГСМ.

Например, не более 20 литров в сутки. По истечению срока лимит возобновляется. Не имеют ограничения на литраж топлива в рамках общего внесенного количества ГСМ. Владелец или его представитель могут заправляться в любое время без каких-то ограничений — главное, не превышать общее количество литров на топливной карте.

Расход определяется в зависимости от денежной суммы, находящейся на счету. В случае достижения нулевого баланса или иной установленной суммы, пользовании инструментом блокируется до последующего пополнения. Выбор конкретной топливной карты и ее возможностей полностью в руках владельца или руководителя предприятия. В зависимости от типа и вида инструмента учет топливных карт осуществляется по-разному и требует обязательного знания определенных нюансов.

Приобретение и оформление топливной карты Для покупки и подписания договора можно обратиться в офис сети АЗС или процессинговой компании, которая предоставляет топливную карту. Некоторые организации делают это бесплатно, но предусматривают договором штрафные санкции за досрочное прекращение соглашения.

Обычно заключается классический договор поставки, но с некоторыми нюансами. Топливо будет предоставляться компании клиента путем выборки его на автозаправочных станциях поставщика. Днем поставки и моментом перехода прав на ГСМ от поставщика к клиенту считается момент заправки. При этом стоимость топливной карты и иные платежи от клиента например, за горючее, если предусматривается авансовый платеж, а не последующее пополнение счета расцениваются как предоплата за услуги и ГСМ.

В зависимости от того, на каких условиях оформляется договор, в бухгалтерии он может быть оформлен по-разному: Приобретение с условием возврата. Топливная карта при этом передается клиенту под залог и остается собственностью эмиттера — компании, выпустившей ее.

Поэтому учитывать расход следует отдельно от собственного имущества компании. В случае прекращения соглашения или досрочного разрыва договора карточка возвращается оператору или АЗС, а бывший держатель получает обратно ее залоговую стоимость. Приобретение за фиксированную плату.

Стоимость топливной карты лучше учитывать не на балансовых счетах, а сумму НДС отразить в отчетности отдельным пунктом. Также необходимо осуществлять налоговый контроль этих приобретений, кроме случаев, когда соглашение предоставляется эмиттером безвозмездно или под залог, ведь компания-держатель в этом случае фактически не получает никакой экономической выгоды.

При покупке карточки ее налоговый контроль производится вместе с другими затратами. Работа с картами Обычно топливные карты выдаются и закрепляются за водителями или руководителями. Но по закону они также при этом не получают какой-то экономической выгоды денег.

Поэтому бухгалтерский учет здесь также не осуществляется. В качестве альтернативы и для контроля рекомендуется завести журнал учета с информацией о пользователе.

Карточку при этом он может получать с началом смены и сдавать по ее окончании. Также можно предусмотреть другой порядок пользования — в зависимости от финансовой политики предприятия и характера учета расходов на горючее. Бухучет расходов на топливо Отслеживание любых топливных операций возлагается на эмиттера карты. При этом держатель, руководитель компании или непосредственный пользователь может получать полную информацию с выпиской за оговоренный в договоре отчетный период. Параллельно этому обычно ведется контроль в соответствии с информацией пользователя водителя , взятой из путевых листов и чеков с АЗС.

По окончанию отчетного периода обычно, в конце месяца компания, выпустившая топливную карту, представляет клиенту отчетные документы: Счет-фактуру.

Акт приема-передачи с указанием наименования и объема фактически забранного топлива. Полный отчет по операциям — поступление денежных средств и заправки топливом. В качестве контрольного документа а также при наличии расхождений в расчетах сторонами может быть составлен акт сверки по топливным расходам. Расходы на топливо по топливным картам относятся к обычным расходам предприятия, а потому могут учитываться для уменьшения базы налогообложения, если это предусмотрено выбранной налоговой системой.

Для этого владелец предприятия должен предоставить в налоговые органы соответствующие документы: Обоснование затрат в пределах существующих норм и рыночных цен на ГСМ. Подтверждение затрат на бензин и дизельное топливо.

Доказательства приобретения ГСМ для предприятия с целью получения им прибыли. Любые затраты сверх установленных норм расхода ГСМ также учитываются, но не принимаются в налоговый расчет и не могут учитываться для снижения базы налогообложения. Рекомендации по учету топлива при работе с топливными картами Существует ряд нюансов и полезных рекомендаций, которые облегчат подсчет расхода ГСМ и затрат на топливо в бухгалтерской сфере.

Поэтому перед началом работ с топливным картам необходимо позаботиться о следующих аспектах: Стоимость карты должна учитываться на забалансовых счетах предприятия, а бухгалтеру необходимо открывать отдельный счет и субсчет для учета отдельно ГСМ и карточки. На предприятии должна быть Учетная политика с указанием информации о порядке постановки карточки на баланс, методике учета расходов на заготовку и хранение ГСМ, наименовании и местоположении складов хранения, стоимости прихода и списания топлива и т.

В Учетной политике должны быть указаны нормы расхода ГСМ и метод расчета затрат и налогов. Нормы расхода топлива должны соответствовать нормативным документам Минтранса. Полностью обдумать и утвердить документооборот, например, бланк путевого листа и другие необходимые для контроля и отчета документы.

Рекомендуется осуществлять контроль и составлять отчеты о расходовании горюче-смазочных материалов сверх установленной соответствующим приказом на предприятии нормы. Необходимо оформить и вести журнал учета, где будет отслеживаться поступление, списание, движение, передача и другие действия по карточкам. Рекомендуется проводить ежемесячную проверку расходов на предмет соответствия отчета поставщика и внутреннего документооборота.

Таким образом, работа с топливными картами должна быть тщательно подготовлена и организована. Только в этом случае можно гарантировать отсутствие ошибок и неточностей, которые могут стать проблемой при составлении финансовой отчетности предприятия и уплате налогов. С другой стороны, работа с карточками на топливо позволяет существенно упростить бухучет на предприятии, так как дает возможность полностью отказаться от использования наличных средств в этой сфере.

В свою очередь это положительно сказывается на расходах организации, ее налоговых затратах, потерях на нечистоплотности и мошеннических действиях водителей. Кроме того, при правильной организации работы и контроля, карты на ГСМ — это упрощение бух. Заказать консультацию.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет топливных карт в государственных (муниципальных) учреждениях

Когда организация использует для учета отпуска ГСМ топливные карты, важно правильно вести их бухгалтерский и налоговый учет и знать о типовых. Появившиеся в России в году топливные карты стали незаменимым инструментом компаний, по роду своей деятельности.

Это дает возможность вести точный учет ГСМ, исключить возможность несанкционированной заправки топлива. Это дает возможность вести точный учет ГСМ, исключить несанкционированной заправки топлива. Топливная карта представляет собой современную систему расчетов на АЗС за приобретенное топливо. Покупка бензина осуществляется безналичным способом. В основе топливных карт лежит такая же технология, как и в банковской системе, только расчет ведется не в денежном эквиваленте, а в литрах горючего. Учет топлива: преимущества топливных карт Топливные карты — это очень удобный вид расчета как для крупных предприятий, так и для частных пользователей. Физические лица могут расплатиться за горючее и получить кэшбек или бонусы. Отпадает необходимость носить с собой наличные. Им важно иметь дополнительную скидку или бонусы на следующую заправку, бензин получается со скидкой, но это зависит от АЗС и вида карточки. Гораздо очевиднее преимущества для юридических лиц: позволяют полностью контролировать расчеты за приобретенное количество бензина. Сделать это можно в онлайн-кабинете. Каждый руководитель сможет просчитать, сколько водитель тратит топлива. Можно заправиться по топливным картам на любой АЗС страны тем горючим, которое необходимо. Больше нет опасений потери наличных. Современная система полностью решает проблемы с заправкой.

Бухгалтерский учет гсм по топливным картам проводки.

Снизить их, оптимизировать их и обеспечить полный контроль позволяет использование топливных карт. Плюсы такого решения очевидны, так как подобные льготные предложения от сетей АЗС и сторонних процессинговых операторов дают возможность снизить расходы на горюче-смазочные материалы, минимизировать вероятность воровства топлива со стороны водителей, а также упрощают бухгалтерию. Но сложности остаются.

Бухгалтерский учет топливных карт и топлива

Стоимость заправки. Размер полученной скидки. При учете ГСМ по топливной карте все эти данные персонифицируются, исходя из индивидуального номера карточки. Такой подход дает возможность эффективно контролировать использование горюче-смазочных материалов водителями, исключить возможность манипуляций, которые неизбежно возникают при расчетах за топливо наличными. Данные учета ГСМ по топливной карте могут предоставляться клиенту в заранее оговоренный период времени. Пользуясь данной услугой, многие предприятия существенно увеличивают эффективность своей работы за счет оптимизации расходов на ГСМ. Особенности Следует отметить, что бухгалтерский учет топливных карт имеет некоторые особенности. Они обусловлены тем, что сама по себе пластиковая карточка не является платежным средством. Она содержит определенную информацию о лимите или объеме денежных средств, перечисленных покупателем топлива на счет продавца.

Учет ГСМ по топливной карте

Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля объемов приобретения ГСМ сотрудниками организации, за который обычно отвечает бухгалтер компании. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях. Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть: денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ; литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС. Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

Руководитель организации сможет контролировать, на какой АЗС, по какой цене и в каком объеме был заправлен автомобиль. Средства на покупку карт выделяются из бюджета предприятия, поэтому платежные инструменты принимаются к бухгалтерскому учету.

.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете: проводки

.

Особенности учета топливных карт на предприятии

.

Учет топливных карт в бухгалтерии

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Топливные карты
Похожие публикации