Как провести кадровый аудит самостоятельно

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют. Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации. Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы К таким документам относятся как к досадной формальности.

Кадровый Аудит: Инструкция по Проведению Кадровый Аудит: Инструкция по Проведению Вы задумывались о том, как повысить эффективность Вашей компании и сделать так, чтобы сотрудники работали с максимальной отдачей и достигали ещё больше результатов? Каждый владелец бизнеса рано или поздно задаётся подобными вопросами. Как показывает практика, повлиять на какую-то область можно, только точно представляя, как в ней обстоят дела. И если Вы хотите сделать Вашу компанию более эффективной, Вам необходимо понимать, что именно тормозит её развитие и мешает вовремя достигать намеченных результатов. Для этого Вам нужно получить полное представление о состоянии дел в каждом филиале, подразделении и отделе компании. Один из эффективных способов сделать это — провести кадровый аудит, то есть комплексную оценку работы всего персонала компании. Изначально кадровый аудит в организации означал проверку кадровой документации.

Как провести кадровый аудит самостоятельно

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют. Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации. Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

Пример 1 Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор.

Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника. Пример 2 Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул.

Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников. Что нужно сделать: Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения: Правила внутреннего трудового распорядка. Ознакомить с документами сотрудников под роспись. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.

Восстановить обязательные кадровые документы: сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое; проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков; выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками; подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору если он есть и специфике работы компании.

Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников личные дела Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов: Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами.

Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа. Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам.

Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников. Согласие работников на обработку персональных данных. Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.

Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода. Приказы на изменение заработной платы. Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп. Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении.

Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников. Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника — это нарушение.

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати.

Если какие-то документы отсутствуют — подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам — сделайте корректировки. Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов. Подробнее Пример Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей.

Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания.

Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию. Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов. В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры: Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников если отпуск вне графика и т. Предоставление других видов отпусков дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.

Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.

Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание. Обратите внимание! Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

Больничные: правильно ли заполнены листки нетрудоспособности всеми сторонами и нет ли среди них подделок. Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи. Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет? В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно. Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства — это долгая и кропотливая работа.

Чем больше организация и чем дольше период восстановления — тем сложнее работа. Доверьте эту работу экспертам по трудовому праву 1C-WiseAdvice. Так вы потратите меньше времени и получите лучший результат.

Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению — это может потребоваться для отчета перед учредителями. Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет — доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке. Заказать услугу Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров? Подпишитесь на обновления блога.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Проводим кадровый аудит самостоятельно. Обязательные кадровые документы

Проверьте наличие обязательных кадровых документов. Отсутствие. Настоящий раздел мы разработали, чтобы помочь Вам самостоятельно проводить кадровый аудит у себя на участках кадровой работы, выявлять.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании. Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации. С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне. В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели. В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание. Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках об отпусках, больничных, прогулах и т. Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании. При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи приемы, переводы, награждения , вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки.

Шаг 1. Определение типа кадрового аудита, который будет использоваться в организации — внутренний или внешний.

Приказ о проведении кадрового аудита Если вам нужно провести кадровый аудит в компании Для чего нужен аудит кадровой документации Понятие аудита в кадровой работе, как и в бухгалтерском деле, сводится к проверке документации, хранящейся в отделе кадров и архиве компании. Если все документы в идеальном состоянии, работодатель может спокойно готовиться к инспекторским проверкам и не бояться штрафов за некорректное оформление трудовых книжек и приказов, незаполненные учетные журналы или отсутствие обязательных нормативных актов. Тщательный аудит кадровых документов — процедура не самая простая и быстрая, но необходимая.

КАДРОВЫЙ АУДИТ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ УКРАИНЫ

Вы научитесь: самостоятельно проводить кадровый аудит на своём предприятии; проверять кадровую документацию, кадровый учёт и систему оплаты труда на соответствие трудовому законодательству; оптимизировать систему кадрового учёта и делопроизводства; оптимизировать кадровую подсистему предприятия с целью минимизации материальных и трудовых затрат. Авторские права защищены. Любое воспроизведение программы возможно лишь с письменного разрешения автора. Цели и задачи кадрового аудита на предприятиях всех форм собственности: проверка кадровой документации на соответствие трудовому законодательству Украины; оптимизация системы кадрового делопроизводства и учета; оптимизация кадровой подсистемы предприятия с целью минимизации материальных и трудових затрат. Нормативно-правовые акты Украины, регламентирующие ведение кадрового учёта и работу с кадрами предприятия. Организационная структура предприятия с точки зрения кадрового аудита: составление, введение в действие, внесение изменений. Система оплаты труда на предприятии: выбор, установление, нормативная регламентация. Частные случаи: схема окладов и тарифная сетка. Система поощрения и премирования на предприятии.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Как провести кадровый аудит на предприятии своими силами Как провести кадровый аудит на предприятии своими силами Как провести кадровый аудит на предприятии своими силами Рубрика: Кадровый аудит Для начала давайте определимся с терминологией. В этой статье мы будет под кадровым аудитом понимать комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления кадровых документов компании, выработку конкретных рекомендаций по исправлению выявленных нарушений, выполнение работ по устранению допущенных компанией ошибок в кадровых документах. Именно эта формулировка больше всего подходит предприятиям, которые решились провести аудит самостоятельно, без привлечения специалиста. Несмотря на все увеличивающиеся штрафные санкции за нарушение работодателями требований трудового законодательства, проведение кадрового аудита довольно непопулярное решение для бизнеса: в нормативно-правовых актах РК такой термин даже и не встречается. Тем не менее, некоторые предприятия решаются провести проверку состояния кадрового учета и делопроизводства для того, чтобы оценить свои имущественные, репутационные и иные риски в сфере оформления трудовых отношений. Предприятия, решившиеся на кадровый аудит, могут преследовать одну или несколько целей. Среди них может быть: Получение объективной информации о соблюдении компанией-работодателем требований трудового законодательства РК. Минимизаций возможных рисков со стороны государственных органов во время проведения проверок субъектов бизнеса. Сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства.

Аудит кадрового делопроизводства своими силами Кадровый аудит Настоящий раздел мы разработали, чтобы помочь Вам самостоятельно проводить кадровый аудит , выявлять имеющиеся нарушения.

.

Кадровый аудит: как упорядочить документы и избежать штрафов

.

Кадровый Аудит: Инструкция по Проведению

.

Кадровый аудит

.

Кадровый аудит своими силами

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Кадровый аудит. Пошаговый алгоритм действий.
Похожие публикации