Как вести протокол совещания для новичков

Мероприятия по подготовке к обсуждению итогов проекта Из книги Управление проектами для "чайников" автора Портни Стэнли И. Мероприятия по подготовке к обсуждению итогов проекта Обсуждение итогов проекта — это собрание, на котором проводится обзор выполненных работ и оценка полученных результатов. На нем следует также отметить достижения, проанализировать ошибки и выработать меры по их Регулярные совещания участников проекта Из книги Продвижение порталов и интернет-магазинов автора Гроховский Леонид О. Регулярные совещания участников проекта Это хорошая возможность напомнить участникам проекта о его назначении и целях, а также ощутить в целом масштабы деятельности по реализации проекта.

Совещание состоится 24. Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года. Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя Пример 2. Схема рассадки Именные карточки На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и или Ф. Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.

Проведение совещания по обсуждению итогов проекта

Совещание состоится 24. Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года. Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя Пример 2. Схема рассадки Именные карточки На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и или Ф.

Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров. Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи рис. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги.

А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме — целый день.

Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Перерывы Если продолжительность совещания превышает астрономический час 60 минут , то необходимо делать перерывы через каждый академический час 45 минут.

На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски бутерброды, фрукты, сладости и напитки чай, кофе, соки, минеральную воду и т.

Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду. Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, — тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент.

Еду на столы лучше не ставить. Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным.

Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись. Временные рамки Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована.

За соблюдением этого правила следит председатель совещания. Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.

О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет — придется внести коррективы и вновь доложить председателю.

После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания Пример 3. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания. Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия. Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений.

На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола. Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол — единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены.

В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу. Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности. Возьмите с собой 2—3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.

Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы. Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов. Шаг 2: фиксируем ход совещания Помимо материалов, подготовленных к совещанию текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др. Как вести черновые записи? Подготовьте листы для черновика протокола — их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня Пример 4.

Черновик протокола совещания. Доклад Прохорова П. Доклад Медведева В. Доклад Фоминой К. Предложения Телегина И. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют.

Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом — возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания. Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках: В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания. На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.

Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты. Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений тезисами. Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания. Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников.

Например: Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло. В кратком протоколе комментарии обычно не фиксируют. Исключением являются случаи, когда в них содержится важная информация, которая влияет на решения по определенному вопросу.

В этой части протокола коротко и точно запишите принятое решение. Его формулировка должна быть понятной, без двоякого толкования. Голосование может быть открытым или тайным — с использованием специальных программ или бюллетеней. Шаг 3: Оформляем протокол Чистовой вариант протокола составляет секретарь в течение 2—3 дней с момента проведения совещания этот срок должен быть утвержден в инструкции по делопроизводству.

Его оформляют на общем бланке организации или на специально утвержденном бланке протокола этот вариант предпочтительнее. Бланк протокол [2] Пример 5 можно разработать и утвердить отдельным приказом или включить его в состав инструкции по делопроизводству. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Если совещание длится несколько дней, то в документе необходимо указать временные границы: Заголовок к тексту — реквизит 18.

Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов Заголовок к тексту состоит из названия коллегиального органа: В иных случаях в Заголовке к тексту следует указывать тему совещания: Текст документа — реквизит 20 — состоит из вводной и основной частей. Шаг 4: регистрируем протокол После составления протокола секретарь подписывает его и передает на подпись председателю. Затем протокол необходимо зарегистрировать в журнале реестре регистрации и учета протоколов Пример 6. Нумерация протоколов сквозная в пределах одного календарного года.

Должности в журнале указывать не обязательно. Их всегда можно уточнить, открыв сам протокол. Порядковый номер учетной записи может не соответствовать номеру протокола см. Пример 6.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно составить и оформить ПРОТОКОЛ заседания?

Как вести протокол совещания. Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Реквизиты протокола, варианты его оформления и образцы целых тем руководителем, который назначает совещание и будет его вести. Если такой.

Скачать пустой бланк протокола совещания. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр. Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа. Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения. Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше. Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений. Порядок проведения совещания Совещание — это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Именно организационный этап наиболее подходит для выработки регламента по управлению совещаниями в компании.

Мои советы по осваиванию процесса протоколирования пригодятся начинающим сотрудникам сферы делопроизводства. Я поделюсь личным опытом ведения, согласования и оформления протокола оперативного производственного совещания производственно-коммерческой фирмы. Я ни в коем случае не претендую на истину в последней инстанции, так как часто в любой крупной организации протоколы совещаний ведут по индивидуальным строгим правилам. В этом документе фиксируют выступления и решения участников того или иного делового мероприятия.

Регламент, форматы протокола и повестки дня совещаний

Обязательным является указание организационно-правовой формы в названии предприятия. Полное наименование должно совпадать с официально установленным, приведенным в уставе либо положении об организации, и все слова требуется прописать полностью, без сокращений. При наличии у предприятия официально зарегистрированного краткого названия допускается указание его в скобках после полного. Если у организации имеется вышестоящая структура, ее название располагают выше наименования фирмы, создавшей документ. При этом обычно ее указывают в сокращенном виде. Дата протокола соответствует дате проведения совещания. Для многодневных заседаний проставляют числа его начала и окончания. Ни в коем случае нельзя указывать дату подписания протокола, так как иногда он оформляется через несколько дней после завершения мероприятия. К примеру: заседание совета директоров акционерного общества осуществлялось на протяжении двух дней 13. Протокол оформили на следующий день и завизировали через сутки после завершения мероприятия, то есть 16.

Как вести протокол совещания

Повышение эффективности отдела продаж за 50 дней Рязанцев Алексей Как проводить планерки и совещания Как проводить планерки и совещания Систематическое проведение ежемесячных планерок, еженедельных совещаний и ежедневных летучек является самым важным инструментом развития отдела продаж и организации в целом. Что дает проведение планерок и совещаний? Руководитель принимает участие в оперативном управлении. Он в курсе всех текущих событий организации, знает о важных событиях и нововведениях. Руководитель своевременно узнает о проблемах отдела продаж и корректирует варианты решений. На практике руководитель часто узнает о проблемах, когда они уже набрали обороты и нанесли серьезный ущерб. Все сотрудники ставят себе цели на день, неделю, месяц. Контролируется реализация целей. Это мешает всем сотрудникам организации НЕ развиваться. Важен ежемесячный прогресс.

Что такое идеальное протоколирование?

ФИО секретаря, ФИО присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание совещание. Если в заседании совещании принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 чел.

Составляем протокол совещания

.

Как правильно протоколировать совещания

.

Протокол совещания: только то, что вам надо о нем знать

.

Meetings. Собрания, совещания и встречи на английском языке

.

Протокол совещания

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как вести протокол совещания? План внедрения решений
Похожие публикации