Служебная записка что это

Памятка по заполнению платежных поручений. Служебная записка это … Это документ, который оформляет сотрудник, чтобы сообщить о нетиповом факте, возникшем в ходе текущей деятельности работодателя. Например, он составляется: в процессе выполнения поручения, в том числе данного руководству структурным подразделением; в ходе хозяйственно-административной деятельности; при контроле исполнения распорядительных документов; по вопросам соблюдения дисциплины труда и правил внутреннего распорядка; при возникновении конфликта интересов; по фактам выдачи, потери, замены пропусков или идентификационных карт; по вопросам соблюдения противопожарной охраны; при возникновении чрезвычайных ситуаций по охране зданий и помещений; по фактам пожаров; по фактам утраты имущества при его перевозке и т. Типовой бланк служебной записки законодательно не установлен. Обязательна ли служебная записка Законодательного требования обязательно документировать вышеперечисленные факты путем оформления служебной записки на сегодняшний день не установлено.

Это часть внутреннего документооборота, призванная решать текущие производственные ситуации наиболее эффективно. Особенность документа заключается в том, что в ней не только описывается возникшая проблема, но и предлагаются пути ее решения. Кроме того, записка является доказательством, что специалист обозначил ситуацию, которую необходимо разрешить. Закон не предусматривает специальной формы составления данного документа. Тем не менее, есть некоторые правила, которые нужно учитывать при его оформлении. Вы можете писать документ в произвольной форме, но необходимо указать все существенные данные, которые делают записку действительной.

Служебная записка. Образец написания

В подсистеме справочно-информационных документов или информационно-справочных , которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце 1990-х годов. Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации [1].

На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа служебная записка, который нынче во многих организациях вобрал в себя иные виды информационно-справочных документов, повлиял и тот факт, что типовые формуляры [2] служебной, докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы.

Именно такие цели создания справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства М. Почему же в большинстве случаев служебная записка вытесняет иные информационно-справочные документы? Дело в том, что любому сотруднику организации для документирования всех служебных вопросов гораздо удобнее пользоваться минимумом видов документов то есть нужно оптимизировать их состав. И решения для них уже есть. Наиболее актуальным перевод в электронный вид является для внутренних документов, каким является служебная записка, со сроком хранения до 10 лет.

Готовится служебная записка, например, с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. Маршрут согласования в этом случае должен диктоваться проектной документацией. Аналогичная история встречается при согласовании закупочной документации, планов и т.

При автоматизации процессов, нужно четко определять, какой документ отправляется на согласование и по какому маршруту. Такая ситуация может помешать автоматизации процесса — будут автоматизированы не все разновидности служебных записок.

Это наглядно продемонстрирует всю тщетность усилий на предыдущем этапе. Если при проведении исследования перед внедрением СЭД выявляются такие служебные записки, то нужно сразу решать вопрос по необходимости их автоматизации. Вариантов может быть несколько: 1. Не автоматизировать; 2. Автоматизировать согласование, но в конце собирать живые подписи.

Это плохой вариант, так как увеличивает нагрузку на пользователей; 3. Автоматизировать полностью без перевода в бумагу — хороший вариант. При выборе варианта 3 может потребоваться корректировка внутренних регламентов или, в крайнем случае, в приложении к приказу на проведение опытной эксплуатации СЭД нужно четко обозначить алгоритм работы с такими служебными записками.

Как удостоверять бумажные распечатки из СЭД и что можно визуализировать Наименее трудоемким вариантом удостоверения факта полного прохождения документом в СЭД назначенной ему процедуры согласования будет использование штампа см. С этим штампом документ визуализируется на экране и может быть распечатан на бумагу.

В случае применения электронных подписей в их визуализацию может быть включена информация о сертификате ключа подписи см. Заверение служебной записки штампом СЭД после ее автоматического преобразования в нередактируемый формат в Примере 1 штамп говорит о прохождении документом процедуры согласования, а далее такая распечатка может подписываться живой подписью автора документа и на нее наносится рукописная резолюция — изготовленный таким образом бумажный подлинник подлежит длительному или постоянному хранению.

Пример 1. Визуализация штампа согласования на служебной записке Пример 2. Шаблоны служебных записок с настроенными к ним маршрутами движения существенно экономят силы пользователей СЭД.

Пример 3. Шаблон формирования служебной записки на подключение к информационным системам Механизм шаблонов позволяет автоматизировать отправку некоторых типов служебных записок буквально до нескольких кликов. Шаблон самостоятельно подготовит заголовок, текст, список рассылки и список согласующих, а все остальные реквизиты заполнятся автоматически или их значения будут повторены с предыдущего раза.

Теперь удалось избежать распечатки служебной записки перед подписанием и ее сканирования после него, стало возможным регистрировать служебную записку без участия секретаря и формировать служебные записки на основе шаблонов документов. Внедрение электронных служебных записок Мнение Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ Для реальной автоматизации внутренних управленческих коммуникаций компании необходимо их проанализировать прежде всего с организационных позиций и ответить на следующие вопросы: 1.

Будет ли в организации служебная записка существовать в качестве универсального вида справочно-информационного документа? Если да, то в проекте СЭД следует сосредоточиться на разработке электронного бланка электронного шаблона , который необходимо будет поддерживать: — классификаторами вопросов заголовков , адресатов, типовых резолюций, типовых сроков исполнения; — счетчиками для регистрации или нет, так как не все служебные записки подлежат обязательной регистрации ; — метаданными о локализации электронного оригинала, сроке хранения, разрешении изготавливать бумажную или электронную копии, передаче или нет на архивное хранение в связи с другими документами, необходимости конвертации в архивный формат или нет и другими метаданными, которые отражают процессы управления документами в СЭД.

Все ли сотрудники организации имеют право составлять и оформлять служебные записки по всем вопросам своей деятельности? Система управления правами доступа, выбор вида и типа электронной подписи в СЭД строятся с учетом системы взаимоотношений и связей по должности, которые закрепляются в должностных инструкциях сотрудников и в целом в системе делегирования полномочий. Эти две системы составляют организационную основу внутренних управленческих коммуникаций, которые потом просто отражаются в СЭД, в т.

Каковы маршруты движения конкретные документопотоки служебных записок в зависимости от вопроса и управленческой ситуации?

Как правило, конечным адресатом, принимающим решение по вопросу, является не первый руководитель организации, а его заместитель, в чьей зоне ответственности данный вопрос находится. Исключением становятся только регламентированные ситуации внутренней переписки, установленные в соответствующем ЛНА. Например, бухгалтер как рядовой сотрудник организации для доставки налоговой отчетности в ИФНС направляет подписанную им служебную записку о выделении автомашины а лучше — унифицированную заявку в электронной форме сразу начальнику транспортного отдела или диспетчеру, а не главному бухгалтеру как своему непосредственному руководителю.

Но если бухгалтер в какой-то уникальной управленческой ситуации и в рамках своих полномочий обращается к первому руководителю, то главный бухгалтер станет инстанцией обязательного согласования и первым прочтет данную служебную записку. Имеет значение и корпоративная культура: минуя руководителя своего структурного подразделения рядовой сотрудник, как правило, не имеет права обращаться к вышестоящим руководителям, перепрыгивая один или два управленческих уровня.

Согласование проектов служебных записок на одном и том же управленческом уровне со взаимодействующими подразделениями обычно выделяют в самостоятельные схемы маршрутизации в СЭД. Служебная записка всегда адресуется руководителю организации, бизнес-направления, структурного подразделения, филиала и т. В схемах движения эти действия руководителей должны обязательно отражаться как действия участников процесса с соответствующими правами доступа. В проектах разработки СЭД необходимо заранее закладывать в функциональность типовые схемы маршрутизации служебных записок в зависимости от вопросов и управленческих ситуаций с обязательным учетом уровней управления типовые схемы документопотоков , одной единственной схемой процесса в техническом задании обойтись не удастся.

Будет ли обеспечен в СЭД реальный электронный документооборот? В процессах управления документами срок хранения является основополагающим признаком, который определяет выбор носителя оригинала документа — бумажный или электронный. Срок хранения документа, который в любом случае должен выполнять функцию доказательства, устанавливается в процессе экспертизы его ценности. Она предполагает не только обращение к перечню документов с нормативно установленными сроками хранения, а реальное выявление значимости документа для деятельности организации с учетом принципа его взаимосвязи с другими документами по вопросу или процессу.

После подписания бумажного оригинала электронный проект удостоверяется в СЭД как электронная копия, которая может обрабатываться, исполняться и храниться как копия, а потом может поступить в архив в фонд пользования вместе с бумажным оригиналом служебной записки и основными документами которые она сопровождает.

На основе данного общего алгоритма в техническое задание СЭД включаются все необходимые конкретные схемы и типовые маршруты движения служебных записок, которых в ТЗ должно быть много, так как они должны отражать конкретные участки деятельности организации.

Обратите внимание, что обычно согласование и подписание внутренних документов проводится в СЭД с использованием той простой электронной подписи, которую эта СЭД поддерживает. А усиленная квалифицированная электронная подпись с сертификатом, как правило, применяется для документов, выходящих во внешнюю среду организации. Реальная эффективность СЭД уже давно определяется не по сокращению времени движения или расхода бумаги, а по: сокращению рабочего времени сотрудников, затрачиваемому на составление и оформление документов и обеспечению или даже оптимизации реальных управленческих процессов.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Служебные записки

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются. Докладная записка (код по ОКУД*) – это информационно-​справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами 21. Обратите внимание Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки — дата составления и подписания. Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения — в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки. Обратите внимание Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий. Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой — констатирующей части — излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; во второй — анализирующей части — содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения; в третьей — резюмирующей части — содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя. Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи. Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров. Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения. Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении нужно придерживаться определенных правил. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Служебная записка. Образец написания

В подсистеме справочно-информационных документов или информационно-справочных , которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце 1990-х годов. Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации [1]. На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа служебная записка, который нынче во многих организациях вобрал в себя иные виды информационно-справочных документов, повлиял и тот факт, что типовые формуляры [2] служебной, докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы. Именно такие цели создания справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства М. Почему же в большинстве случаев служебная записка вытесняет иные информационно-справочные документы? Дело в том, что любому сотруднику организации для документирования всех служебных вопросов гораздо удобнее пользоваться минимумом видов документов то есть нужно оптимизировать их состав. И решения для них уже есть. Наиболее актуальным перевод в электронный вид является для внутренних документов, каким является служебная записка, со сроком хранения до 10 лет. Готовится служебная записка, например, с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения.

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Что писать: докладную или служебную записку? Статья дает четкое представление о том, в чем состоит разница между этими документами и возможно ли использование служебных записок вместо докладных. Докладная записка — информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя п. Несмотря на данный факт, этот вид документа можно встретить в документообороте многих организаций. При этом нельзя считать использование указанного документа неправомерным. Справочно: унифицированная система организационно-распорядительной документации далее — УСОРД является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14. Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Стоимость Служебная записка Служебная записка — это информационно-справочный документ для внутреннего пользования в коммерческой компании, который составляется на уровне горизонтальных связей компании, т. Записка носит информационный характер и является удобным корпоративным инструментом согласованной работы разных подразделений или филиалов фирмы или предприятия.

.

Как написать служебную записку - пример и образец написания.

.

Служебная записка: образец

.

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Докладная записка
Похожие публикации